L’evoluzione della gestione delle presenze in azienda: dalla carta al digitale

La rilevazione presenze in azienda è una delle attività che maggiormente hanno beneficiato delle recenti evoluzioni della digitalizzazione. Soluzioni automatizzate, supportate da dispositivi e software all’avanguardia, oggi permettono infatti di dire addio alla carta o alle procedure di registrazione più obsolete, in favore di un processo che permette di timbrare il cartellino in modo smart e con un iter alla portata di tutti. Un vantaggio che si riflette sia sul lavoratore sia sull’azienda, che può dire addio tutte quelle criticità che causano inefficienze nella corretta definizione del calendario presenze.

Rilevazione presenze: perché passare ai software di ultima generazione?

Timbrare il cartellino o passare un badge su un apposito marcatempo è il gesto che consente di registrare la presenza del lavoratore in azienda, per conteggiare le ore di effettiva attività svolte. Queste operazioni, però, per quanto semplici e ampiamente utilizzate in ambito professionale, sottendono diverse criticità, soprattutto quando si tratta di registrare la presenza di quei collaboratori, come tecnici, installatori o operai, la cui attività si svolge prevalentemente fuori sede, ad esempio presso il domicilio del cliente o in un cantiere.

Il mondo del lavoro, negli anni, ha sopperito a questa problematica con una serie di soluzioni che, però, non hanno mai eliminato del tutto gran parte delle criticità; le recenti trasformazioni digitali, tuttavia, hanno permesso di porre fine a ogni genere di complicazione, favorendo la diffusione di software innovativi per la registrazione accurata dell’attività dei dipendenti.

Tra questi c’è per esempio il software per la rilevazione delle presenze sviluppato da Geobadge, una suite che consente ai dipendenti di registrarsi all’arrivo sul luogo di lavoro e a conclusione del turno, sia qualora operino in sede sia nel caso in cui esercitino da remoto. Una soluzione che permette di eliminare tutte le inefficienze derivanti dai processi più obsoleti, garantendo numerosi benefici sia di tipo gestionale e amministrativo sia relativi alle normali operazioni di controllo.

Come funziona un software per rilevazione presenze

Un software per la rilevazione delle presenze fa sì che ogni dipendente possa registrarsi sul luogo di lavoro in modo flessibile, sfruttando l’efficienza dei più innovativi processi digitali. Queste suite, in genere composte da un portale web e una app per dispositivi mobili, offrono infatti allo staff la possibilità di segnalare la sua presenza in sede, inquadrando un codice QR -o in alternativa tramite tag NFC per la registrazione istantanea-, oppure da remoto, tramite smartphone provvisto di app.

La procedura permette alle aziende di disporre di dati estremamente accurati e veritieri, in qualunque contesto aziendale, quindi anche in caso di forza lavoro in smartworking, di collaboratori impegnati esternamente in commesse per i clienti e persino di staff operante in più sedi o in diverse attività, e per questo difficilmente monitorabile in assenza di soluzioni digitali.

Inoltre, dati raccolti possono eventualmente essere corroborati dalla geolocalizzazione, un’opzione facoltativa, ma in ogni caso a norma di legge, poiché applicata in adempimento di quanto disposto dal GDPR. Le informazioni registrate, naturalmente, vengono inviate tempestivamente su cloud, in modo che possano essere subito disponibili e consultabili all’occorrenza.

Software per rilevazione presenze: cosa comporta?

L’accuratezza dei dati restituiti dai software per le rilevazioni del personale in azienda fa sì che si possa avere un monitoraggio completo e privo di errori del calendario presenze. La registrazione puntuale di tutte le attività permette inoltre di ottenere in modo più semplice i giustificativi delle fatture, le presenze per le buste paga e un più preciso consuntivo dei lavori effettuati, con tutti i vantaggi che ne conseguono a livello amministrativo.

In aggiunta, grazie alla presenza di report accurati su ogni attività, è possibile avere un’idea delle ore di lavoro effettuate per ciascun cliente e di conoscere il modo in cui è distribuita la forza lavoro nelle diverse aree di intervento e in qualunque intervallo della giornata, favorendo una gestione più snella e ottimizzata del personale impegnato nelle diverse operazioni. I software, naturalmente si rivolgono senza alcuna limitazione a ogni settore professionale, dal commercio alle cooperative, dalla ristorazione ai servizi ricettivi, fino alle industrie, alle imprese edili e alle società di servizi.