Le migliori piattaforme per lo smart working

Con l’emergenza coronavirus milioni di italiani sono stati costretti a rimanere isolati in casa, una situazione che ha profondamente cambiato il mondo del lavoro. Se alcune occupazioni richiedono la presenza fisica, come il settore dei servizi e l’industria, altre attività invece possono essere telematizzate in maniera abbastanza semplice. Ovviamente farlo dall’oggi al domani non è facile, tuttavia bisogna rimboccarsi le maniche e tentare di andare avanti.

La prima cosa da fare per gestire lo smart working e il telelavoro, ovvero la presenza di dipendenti e collaboratori che lavorano dalla propria abitazione in modalità remota, è individuare delle piattaforme adeguate. Senza questi programmi, indispensabili per l’amministrazione di tali attività digitali, le persone sono completamente isolate e diventa estremamente difficile mandare avanti l’azienda.

Come funzionano le piattaforme di smart working?

Con il Decreto del 1° marzo 2020, il Presidente del Consiglio Conte ha incentivato il telelavoro, una misura drastica e improvvisa per cercare di salvare migliaia di posti di lavoro. Alcune attività infatti possono essere svolte a distanza, ad esempio in ambito amministrativo, contabile, gestionale, burocratico e così via. Allo stesso tempo dipendenti e collaboratori devono essere sempre connessi, ovviamente durante l’orario stabilito.

Per gestire al meglio il lavoro è necessario affidarsi a delle piattaforme specifiche per lo smart working, delle applicazioni disponibili online, con tecnologie cloud oppure da installare all’interno del proprio pc. A seconda delle opzioni tali programmi possono essere gratuiti o a pagamento, con piani tariffari flessibili per adeguarsi alle necessità dei liberi professionisti, delle piccole imprese e delle medie o grandi aziende.

Le piattaforme di smart working offrono una serie di funzionalità, tra cui quelle principali sono:

• videochiamate multiple;
• condivisione di file e documenti;
• teleconferenze;
• servizi di messaggistica privati;
• applicazioni digitali per la gestione dei progetti.

Ciò consente di lavorare ognuno a casa propria, rimanendo però sempre collegati con gli altri membri del team, realizzando tutte quelle attività prima effettuate dal vivo a distanza. In questo modo si possono seguire progetti anche piuttosto complessi, senza che sia necessario avere una sede fisica, mantenendo però un’efficienza elevata. Vediamo quali sono le migliori piattaforme per lo smart working disponibili in questo momento, sia gratuite che a pagamento.

Microsoft Teams

Senza dubbio un ottimo tool per il lavoro da remoto è Microsoft Teams, un’applicazione davvero completa con un piano gratuito e diverse opzioni professionali a pagamento. All’interno della piattaforma, alla quale è possibile accedere con un semplice account email Outlook, è possibile integrare tutte le applicazioni del pacchetto Office 365.

Con Teams di Microsoft è possibile chattare con i propri colleghi, inviare messaggi e notifiche, effettuare videochiamate singole o di gruppo, condividere file e documenti, oltre a gestire collaborazioni di team fino a 10 mila persone. Il programma è presente nella versione desktop oppure tramite app per i dispositivi mobili, scaricabile gratuitamente su Google Play Store e Apple Store.

Il servizio prevede una versione completamente gratuita, utilizzabile con alcune restrizioni senza dover pagare nessuna commissione. In alternativa, per necessità più complesse e specifiche, il prezzo di Microsoft Teams parte da 4,20 euro al mese ad utente, fino a raggiungere un costo di 19,70 euro mensili per utente nell’edizione Office 365 E3, la più completa e avanzata in assoluto.

G Suite e Hangout Meet

Se il problema sono le videoconferenze è possibile optare per Google Hangout Meet, un programma veramente semplice da usare e pratico per amministrare telechiamate e chat di gruppo. La piattaforma è completamente configurabile in base alle proprie esigenze personali e professionali, inoltre si possono collegare tutte le applicazioni di Google, dal Calendario a Google Drive passando per Gmail.

Naturalmente è presente sia una web console che un’app per i dispositivi mobili, compatibile con smartphone e tablet Android e iOS. Il software è incluso nel pacchetto G Suite di Google, con soluzioni per liberi professionisti e piccole e medie aziende. Il prezzo di Google Hangout Meet e G Suite parte da 4,68 euro al mese per utente per il piano Basic, fino ad arrivare a 23 euro mensili per collaboratore con l’opzione Enterprise.

Trello

Diciamo subito che Trello non è una vera e propria piattaforma per lo smart working, in quanto rispetto a Microsoft Teams e G Suite propone meno funzionalità. Tuttavia per gestire alcune attività online a distanza è senza dubbio un software utile, senza contare che è previsto anche un piano gratuito senza nessun costo di utilizzo. Si tratta di un’interfaccia web con sistema cloud, per caricare, modificare e condividere file e documenti.

Trello può essere collegato al proprio indirizzo di posta elettronica, infatti è compatibile con tantissime applicazioni, tra cui diversi servizi dell’ecosistema Google, come Gmail e Calendar. L’interfaccia grafica è veramente semplice e intuitiva, in più è possibile creare promemoria, progetti differenti e ogni membro del team può caricare e scaricare le risorse, oppure inviare messaggi e notifiche.

Nella versione di base Trello è gratuito, tuttavia sono disponibili anche piani tariffari a pagamento, a partire da 9,99 euro al mese ad utente per avere 250 MB di dimensione massima per ogni file, bacheche illimitate e tanti servizi in più. L’opzione top è Trello Impresa, con un costo di 20,83 euro al mese per utente, per gestire team di lavoro a distanza costituiti fino a 100 persone.